Faktura vat to dowód, jaki stanowi pisemne dane o sprzedanych wyrobach, produktach bądź usługach. Jest ona tworzona przez sprzedawcę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, gdyż oryginał otrzymuje odbiorca, natomiast kopia zostaje u sprzedającego. Może ona także dokumentować zapłatę przedpłaty, co znaczy, iż dotyczy zrealizowanych lub przyszłych umów udzielanych dla przedsiębiorstw lub organizacji. Fakturę VAT może również otrzymać osoba fizyczna nie mająca firmy jeśli wyrazi taki zamiar. Wystawianie faktur dotyczy każdą osobę prowadzącą firmę.

Faktury VAT przeważnie wystawiane są przez sprzedawcę. W pewnych indywidualnych okolicznościach dowód ten może być wystawiony przez odbiorcę lub jakikolwiek inny podmiot, który jest do takich spraw uprawniony przez sprzedawcę. Według uniwersalnych reguł faktura VAT musi być wystawiona do 15. dnia kolejnego miesiąca jaki nadchodzi po miesiącu sprzedaży. Istnieje natomiast kilka wyjątków od tej reguły. W przypadku dokumentów powiązanych z usługami budowlanymi jak również montażowymi sprzedawca ma na to czas do 30. dnia miesiąca. Jeśli faktura vat dotyczy tak zwanych mediów lub czynszów może zostać wypisana jeszcze przed wykonaniem usługi, lecz przed momentem zapłaty, by klient miał chwilę na zapłatę. Na jasne żądanie klienta faktura podatku vat może być wystawiona na podstawie rachunku w ciągu trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dokonano transakcji lub wzięto zapłatę.

Każda wypisana faktura VAT musi mieć przede wszystkim dokładną datę wystawienia i datę, w jakiej miała miejsce transakcja lub wykonanie usługi, jeśli są one inne. Wyjątkowo istotne jest też dbanie o odpowiednią kolejność dokumentów, dzięki którym praktyczna jest ich identyfikacja. Faktura VAT powinien także zawierać nazwę, adres jak również NIP sprzedawcy i kupującego lub jego nazwisko i imię w sytuacji, gdy jest ona wypisywana osobie fizycznej nieprowadzącej firmy. Wedle przepisów na dokumencie tym wymagana jest informacja odnośnie nazwy produktu czy usług i jej wartość oraz liczba wraz z osobną sumą netto, jaka została za nie uiszczona. Sumę zapewnionych rabatów można zawrzeć w osobnej pozycji. Obowiązkowym elementem dokumentu jest także wartość transakcji netto i wartości podatku, które zostały zastosowane w danym przypadku. Na dokumencie tym wpisuje się też sumę kwoty sprzedaży netto z uwzględnieniem rozdziału na oddzielne wartości podatku oraz pozycji na które nie trzeba opłacać podatku. Ostatni element stanowi umieszczenie na fakturze VAT kwotę ceny ogółem. Jeśli pojawiają się wszelkie pytania, jak ma wyglądać arkusz, jakim stanowi faktura VAT szablon można znaleźć np w internecie.

Prócz faktury oryginalnej, jaka była opracowana powyżej jest także parę pozostałych wariantów takiego dokumentu. Nieraz można napotkać fakturę zaliczkową. Wykazuje ona wszelkie zaliczki, zadatki i przedpłaty, które zostały uiszczone do sprzedawcy. Po zakończeniu sprzedaży zostaje wypisana faktura vat końcowa, a od kwoty należności odejmuje się wpłacone wcześniej pieniądze. Innym wielokrotnie widywanym rodzajem jest faktura vat uproszczona. Może być wypisana do sumy program faktury 450 złotych. Nie potrzebuje ona przedstawiać danych nabywcy, a jedynie NIP wykonywanej przez niego działalności. Można jeszcze spotkać się z określeniem faktury pro forma. W rzeczywistości nie jest to dokument sprzedaży, gdyż pełni zaledwie funkcję informacyjną. Stanowi ona formę propozycji komercyjnej a także prezentuje kwotę, którą trzeba uiścić za ewentualną dostawę produktu bądź przeprowadzenie usługi.